Cos’è una flotta aziendale e come gestirla

Cos’è una flotta aziendale? Si tratta semplicemente dell’insieme dei mezzi aziendali che una determinata azienda mette a disposizione dei suoi dipendenti o collaboratori.

Tali mezzi possono servire per trasportare persone, nel caso ad esempio dei rappresentanti commerciali, o per trasportare merci, come nel caso degli autotrasportatori.

All’interno di una flotta aziendale si possono trovare mezzi di portata diversa, dai mezzi pesanti quali autocarri e camion solitamente adibiti al trasporto merce, ai mezzi leggeri che comprendono ad esempio, le auto.

Per la suddivisione si utilizzano requisiti particolari, ovvero:

• Flotte di mezzi pesanti. Sono flotte composte da mezzi di grosse dimensioni che pesano dalle 3,5 tonnellate in su, comprensivi di carico.
• Flotte di mezzi leggeri. Per flotte di mezzi leggeri si intendono le flotte composte da veicoli come auto e furgoncini con peso complessivo sotto le 3,5 tonnellate.

Un’azienda dotata di una flotta aziendale, avrà il compito di prevedere controlli di manutenzione programmate dei mezzi, oltre ad un piano di verifica sistematica delle condizioni del parco auto.

Purtroppo, molte aziende non si occupano di fleet management in modo consono, per mancanza di tracciamento delle attività. Un atteggiamento che può avere serie ripercussioni sia sulla sicurezza dei propri dipendenti che sull’ambiente.

Come realizzare una scheda manutenzione auto con Excel

Per le aziende che decidono in modo responsabile di tenere monitorata la manutenzione del proprio parco auto, è possibile realizzare una scheda di manutenzione auto anche in modo gratuito, tramite gli strumenti di Office.

Utilizzando infatti un foglio Excel sarà possibile avere uno strumento versatile, gratuito e personalizzato in base alle esigenze della propria azienda e alla composizione della flotta.

Per preparare una scheda di manutenzione auto con Excel questi sono i campi da inserire, che andranno poi compilati per ogni mezzo che compone la flotta:

• Informazioni sul veicolo: anno, modello e serie.
• A quale compagnia
• La manutenzione a cui è stata sottoposta la vettura: cambio dell’olio, cambio pneumatici, lubrificanti, chilometri percorsi.
• Una sezione commenti per eventuali annotazioni.

Una soluzione di questo tipo sarà ottimale soprattutto in caso di flotte non troppo estese, e permetterà di avere tutte le informazioni sempre sotto controllo e in un unico documento.

Come tracciare le spese di gestione degli automezzi

Quando si ha il compito di gestire una flotta di automezzi, è necessario compiere una serie di attività che vanno dalla gestione, alla manutenzione all’organizzazione dell’utilizzo di tutti i veicoli.

Le aree di gestione della flotta comprendono le seguenti aree:

• Finanziaria, ovvero l’attività di tracciamento dei costi di manutenzione e degli investimenti necessari.
• Amministrativa, ovvero la gestione delle varie scadenze collegate agli automezzi, quali assicurazioni, bolli, tagliandi e manutenzioni programmate.
• Logistica, ovvero la pianificazione e il controllo degli spostamenti degli automezzi che compongono la flotta.

Tutte queste aree hanno costi associati e per gestirli al meglio è necessario avere tutte le informazioni sotto controllo in un unico database, sia esso un foglio Excel, un database Access o un software gestionale dedicato alle flotte aziendali.

Il monitoraggio e il tracciamento delle spese di gestione della flotta è fondamentale per le aziende, in quanto permette di comprendere come limitare e ottimizzare i costi.