Fleet management: come tracciare le spese di gestione degli automezzi

Tra le voci di spesa che incidono maggiormente sul bilancio di un’azienda, ci sono senza dubbio quelle che riguardano la gestione del parco mezzi o flotta aziendale.

Le aziende che operano nel settore del trasporto di merci o persone, sanno infatti quanto sia importante fare attenzione a ogni minimo dettaglio per tenere sotto controllo le spese relative ai mezzi di trasporto di cui si dispone.

Proprio per ridurre i costi di gestione del parco mezzi (indipendentemente che si tratti di trasporto via mare, terra o cielo), da qualche anno è stata introdotta, all’interno delle aziende, la figura del fleet manager.

Uno dei modi che il responsabile della flotta aziendale ha per monitorare le spese, è di effettuare un tracciamento costante e preciso delle spese che si affrontano per ogni mezzo.

Di seguito vediamo quali sono i modi che vengono spesso utilizzati per una delle attività che sta alla base del fleet management: il tracciamento delle spese di gestione degli automezzi.

Gestione automezzi aziendali con excel

Il fleet manager per tracciare le spese della flotta aziendale può decidere di creare uno o più fogli di lavoro con Excel.

Si tratta, per una serie di motivazioni che vedremo, di un modus operandi più adatto alle aziende che hanno una flotta aziendale composta da un numero limitato di mezzi.

Creare un sistema di tracciamento con Excel, infatti, è innanzitutto un lavoro che richiede molto tempo visto che ogni dato va inserito manualmente.

L’ inserimento manuale dei dati relativi ai mezzi, inoltre, espone il fleet manager al rischio di compiere errori umani di trascrizione dovuti alla stanchezza o alla ripetitività dell’operazione.

Per quanto riguarda il tipo di dati che si possono inserire in un foglio excel, si può pensare di creare un documento che contenga sia i dati relativi al mezzo (come modello del veicolo e anno di immatricolazione) che le spese sostenute per la manutenzione ordinaria, straordinaria e l’adempimento delle scadenze amministrative (bolli, assicurazioni e tagliandi).

Il fleet manager, in questo modo, potrà avere traccia di quanto si spende per ogni mezzo e decidere, ad esempio, se è arrivato il momento di sostituire un veicolo con uno più efficiente.

Database gestione automezzi con microsoft access

Excel non è però l’unico metodo di tracciamento manuale utilizzato dai fleet manager. Un altro sistema che viene usato spesso, soprattutto nelle aziende di piccole dimensioni, è la creazione di tabelle con microsoft access.

Grazie a access è possibile, ad esempio, creare diverse tabelle in grado di interagire tra loro. Ciò consente al responsabile del fleet manager di avere la situazione sotto controllo, anche se, come nel caso dei fogli di lavoro di excel, siamo davanti a un’operazione altamente dispendiosa a livello di tempo e di fatica.

Gli svantaggi legati a questi due sistemi di tracciamento delle spese dell’intero parco mezzi aziendale, ha fatto in modo che si affermassero i sistemi software che, tra le altre cose, annullano completamente la possibilità di trascrizioni sbagliate o dimenticanze.

Grazie ai software di ultima generazione, infatti, il fleet manager può monitorare tutti gli spostamenti, i consumi e lo stato di salute dei mezzi in tempo reale.